Основной обязанностью лидера является непрерывное достижение бизнес-целей через командные усилия. Повышение производительности достигается за счет внедрения хорошо структурированных рабочих процессов.
В нашем обзоре мы освещаем разнообразие бизнес-процессов в организации и подчеркиваем необходимость внимания руководителей к различным аспектам работы, а не только к повседневным операциям.
Понимание процессов и их значение
Процессы представляют собой комплекс действий и привычек, выполняемых в установленном порядке для достижения определенных результатов.
Организованная структура процессов облегчает рабочий процесс, создавая надежный и предсказуемый ход действий, который способствует успеху бизнеса.
Каждый процесс должен включать:
— Цели и ожидаемые результаты.
— Ритмичность или предполагаемые сценарии.
— Четко определенные, последовательные и логически взаимосвязанные этапы.
— Задействованных исполнителей и заинтересованные стороны, осведомленных о своих функциях.
— Необходимые ресурсы для выполнения.
Процессы полезны для:
— Управления достижением результатов и повышения эффективности.
— Облегчения сотрудничества между командами и сотрудниками благодаря открытому обмену информацией.
Для примера, рассмотрим рабочий процесс в команде разработчиков, который представляет собой стандартный метод выполнения задач, применимый в большинстве компаний.
Развитие и оптимизация процессов являются ключевыми не только для крупных корпораций. Поскольку сложные системы складываются из более простых элементов, строительство процессов должно начинаться с момента основания компании и эволюционировать по мере ее роста.
Различные типы процессов в организации
1. Операционные или производственные
Они направлены на создание конечного продукта для потребителя, добавляя значение на каждом этапе. Эти процессы уникальны для каждого бизнеса и различаются даже среди компаний одной отрасли.
Примеры включают разработку и маркетинг продукта.
2. Поддерживающие
Служат для улучшения эффективности операционных процессов, но не участвуют напрямую в создании ценности для клиента.
Примеры включают HR-процессы и деятельность бэк-офиса.
3. Управленческие
Они помогают определять стратегическое направление бизнеса и поддерживать реализацию других процессов.
Примеры включают стратегическое планирование, установку и мониторинг целей, координацию между командами.
Основные процессы для долгосрочной стабильности бизнеса
Хотя операционные процессы формируют основу бизнеса, для его долгосрочного развития требуется более широкий подход.
— Установка целей как процесс
— Мониторинг как процесс
— Коммуникация как процесс
Установка целей как процесс
Чтобы команда могла эффективно достигать целей, необходимо их четко определить, представить и разработать план для их достижения.
Мониторинг как процесс
С учетом поставленных целей и разработанного плана, важно постоянно отслеживать прогресс, оценивать эффективность и при необходимости вносить корректировки.
Коммуникация как процесс
Качественный обмен информацией и взаимодействие между участниками команды упрощают решение задач и достижение общих целей.
Эффективно налаженные процессы напрямую влияют на успех команды. Руководитель отвечает за планирование, внедрение и оценку их результативности, что существенно определяет, насколько успешно команда достигает целей.
01 Установление основ коммуникации
Коммуникация делится на синхронную и асинхронную. Синхронная коммуникация включает в себя личные встречи, телефонные звонки и общение в мессенджерах, требующее незамедлительного ответа. Асинхронная коммуникация охватывает использование базы знаний, совместно используемых документов, электронной почты и информационных каналов в мессенджерах.
02 Создание плана коммуникации
Структурированный план коммуникации обеспечивает охват всех заинтересованных сторон и позволяет более точно передавать информацию сотрудникам благодаря его систематизации и адаптации под различные аудитории. Этот план должен решать следующие задачи:
- С кем и какие сведения нужно обменивать для достижения общих целей?
- Когда и с какой периодичностью заинтересованным сторонам следует получать актуальную информацию?
- Какие форматы коммуникации будут наиболее подходящими и эффективными для каждого типа сообщения?
03 Исполнение и адаптация плана коммуникации
Реализация плана коммуникации должна обеспечить своевременное получение сотрудниками необходимой информации и способствовать совместному принятию решений. Важно оценивать эффективность каждого шага плана по двум критериям:
- Достигло ли сообщение адресата?
- Насколько легко сотруднику было получить и понять данную информацию?
На основе этих оценок следует корректировать план для повышения его эффективности.
Качество процессов напрямую влияет на производительность команды
Ответственность за управление процессами лежит на руководителе, который разрабатывает, внедряет и оценивает их эффективность. Именно процессы во многом определяют устойчивость достижения командой результатов.
